「電子印鑑」という言葉を最近よく目にするようになりました。昨今の働き方改革に伴って、電子印鑑の導入が進みつつあり注目度が高まっていますが、実際には分からないことが多いですよね!

簡単に手に入るのか?どうやって使うのか?費用は?など謎は多数です!

そこで、今後も需要が増えていくと思われる電子印鑑について、作り方や使い方を見ていこうと思います。


電子印鑑とは?謎や疑問を説明!

電子印鑑とは、パソコンで作成した電子文書にパソコン上で押印できる印鑑のことです。社内文書の承認印や請求書、納品書の押印がパソコン上でできてしまうという便利なもの。

まず電子印鑑のメリット・デメリット別について見ていきましょう!

電子印鑑のメリット

電子印鑑のメリットは実は多数!使うことで物理的や時間的な面で色々と変化があります。

①紙の節約
これまではパソコンで作成した文書をプリントアウトしてから、捺印するのが普通でしたが、捺印のための印刷をする必要がないので、紙の使用が減ります。

②時間の節約
パソコン上で書類が回せるので、パソコンさえあればいつでもどこでも捺印可能です。

③作業効率が上がる
時間的なロスが減るので、当然作業効率はアップします。

④資料保管場所の縮小
紙媒体を保管するための倉庫など、場所を取ることがなくなります。

⑤印鑑自体を紛失しにくい
実際の印鑑は持ち歩いたりすることもあると、紛失してしまうこともありますよね。

電子印鑑のデメリット

メリットの多い電子印鑑ですが、やはり「電子」という点で導入においてのリスクも存在しています。

①悪用されるリスクがある
たとえセキュリティが万全だとしても、誰もが不正に使用したり、偽造したりができる危険性はゼロではありません。

②導入のためにコストがかかる
基本的には電子印鑑に対応している文書作成ソフトが必要です。

電子印鑑の謎や疑問あれこれ!

次に「電子印鑑」について浮かぶ、色々な疑問についてまとめました。

Q1:電子印鑑は電子署名とは違うの?

“電子署名とは電子証明書の利用方法の一つで、公開鍵暗号基盤(PKI)を利用して、データの改ざん検知と署名者の特定を行うことができます。 電子署名には「電子証明書」が用いられており、電子証明書のついた電子文書は紙文書における印鑑や署名と同様の証明性の効力を持ちます。”
(https://jp.globalsign.com/より引用)

→電子署名は、印刷された紙面でのサインや印鑑の代わりに、電子上で文書作成者が証明されるシステムですね!それに対して電子印鑑は、見た目は実際の印鑑と同じで、電子上で捺印できるものです。

 

Q2:「クラウドスタンプ」というのを聞いたことがあるけれど、それも電子印鑑なの?

→「クラウドスタンプ」は契約書類などをアップロードしたものに電子署名を施すサービスの名称です。電子印鑑というよりは電子署名を利用したシステムとなります。
「CLAUD STAMP」公式サイトはこちら

Q3:利用するのに費用はかかるの?

セキュリティー面を考えれば、専用のソフトを利用したほうがよいので、その費用はかかります。ただ、在宅ワークが拡大中の今は、無料で電子印鑑を使えるというサービスもたくさん出ています。
認印として使うのであれば、無料のものを利用するのもいいですね。


電子印鑑の作り方や使い方を簡単に説明!

実は電子印鑑には、大きく分けて2種類あります。それは・・・

①「印影画像データだけの印鑑」と、
②「印影データに、印鑑の持ち主・作成者・タイムスタンプ情報が組み込まれている印鑑」

です。

では、上記のそれぞれで「作り方」「使い方」にわけて解説していきます!

電子印鑑の作り方

①【印影画像データだけの電子印鑑の作り方】

印影画像データだけの電子印鑑を作る場合は、数パターンの作り方があります。

■印影をスキャンして画像化する方法
1)手元にある印鑑の印影を写真撮影する
2)スキャンしてパソコンに取り込む
3)画像編集ソフトで背景透過加工する
4)できた画像を保存する

■Wordの図形機能を使って作成する方法
1)印鑑にしたい文字を任意の色で入力する
2)ツールバー「挿入」の「図形」から印鑑の輪郭を選んで描画する
3)「図形の書式設定」から「塗りつぶしなし」を選択し、次に線の色を決める
4)最初に入力した文字を図形で囲む

■フリーソフトで作成する方法
1)フリーソフトのサイトにアクセスする
2)画面の指示に沿ってダウンロードする
3)印影データを作成する(文字入力、書体の選択)

■印影画像をネットで購入する方法
実際の印鑑をネットで購入するのと同じイメージです。このようなサイトがあります。
「印鑑の窓口」https://inkan-mado.com/denshiseal/

■有料のソフトを購入する方法
1)ソフトを購入してダウンロードする
2)指示に従って自由に作成する。
「はんこのプロ」https://www.sourcenext.com/product/pc/use/pc_use_002159/

 

②【印影データにタイムスタンプ情報などが組み込まれている電子印鑑の作り方】

こちらは実際には電子印鑑だけでなく、文書管理の機能も含まれているビジネス用組織向けのソフトです。
■専用のソフト(有料)を利用する
「パソコン決裁Cloud」(Syachihata Cloud)
https://dstmp.shachihata.co.jp/

電子印鑑の使い方

電子印鑑の使い方はいたって簡単!

保存しておいた印影画像データを、捺印したい文書(Word、Excel、PDF等)に貼り付けて使います。

見積書・納品書・請求書などパソコンで作成した文書に捺印として貼り付けるだけです!

用途としては、実際の認印を使用する場面とほぼ同じです。
【注意する点】
この電子印鑑(印影画像データのみ)はあくまで印影を電子画像化しただけなので、安全性に欠けます。他人が加工したり、コピーしたりできてしまい、悪用される危険性があるということを認識しておきましょう。

また、取引先など相手が電子印鑑の使用を認めているかも、確認しておく必要がありますね。

無料ソフトやおすすめサービスはこちら!

次に、現在利用可能な無料ソフトをご紹介します!

どれもサイトにアクセスし、3ステップほどの簡単手順で電子印鑑が作れるので便利です。

→日本人上位10000姓が収録されているということです。
「マイクロソフト エッジ」で開くと、文字化けするのでご注意を!

・「クリップスタンプ」(窓の杜)
→「日付印」「三文判」「丸判」「角印」「分割印」が作れ、サイズも色もフォントも自由に調節できます。

・「パパッと電子印鑑Free」(パソコンソフト専門ショップGing)

→こちらの会社は「パパッと電子印鑑3PRO」という有料のソフトを提供していますが、その機能の制限されたものが、無料版としてダウンロード可能です。「認印」「データネーム印」「ビジネス印」「ユーザー印」が作れます。

また、以下は新型コロナウィルス感染拡大予防の在宅ワーク支援として登場したサービス!

期間限定だったりしますが、今後また利用できる機会があるかもしれないの参考までにご紹介!

→普段は実際の印鑑注文前の印影確認のためのサービスですが、
「印影プレビューツールは、電子印鑑として認印代わりにお使いください。業務使用も可能です。」として提供しています。
こちらのPRTIMES記事で紹介されています。

 

 

上述の有料ソフトでご紹介した「パソコン決裁Cloud」ですが、期間限定で無料開放されています!
通常1印鑑当たり月100円のところ、令和2年6月30日まで無料で使用可能ということなので、利用を考えていた人はこの機会を逃す手はないですね。
こちらのPRTIMES記事で紹介されています。
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000168.000005556.htm

電子印鑑の効力について

電子印鑑の効力について疑問に思われる方も多いと思います。

結論から言うと、

「電子印鑑の効力は実際の印鑑の使い方に準ずる」と考えて良いと言われています。

なぜなら、実際のさまざまな書類(一部を除く)は必ずしも法的に捺印が必要ではないそうです。

社会慣習として必要とされている捺印、つまり「印影」であれば電子印鑑であっても同じという概念ですね!

では、具体的に実際の印鑑の使い分けと電子印鑑の対応を考えてみましょう!〈会社など組織の場合〉

まず各印鑑の特徴や定義について、以下のサイトから引用でまとめてみたいと思います。

 

ハンコ(印章)にはさまざまな種類があります。ここでは会社で主に用いられる重要な3種類のハンコ(丸印、銀行印、角印)について、適切な使い方を紹介します。

種類 特徴 使い方 請求書に使用は?
丸印 法人設立時に法務局に登録された実印。代表者印とも呼ばれ、重要な書類に使用します。 契約や手続き申請の際に押印し、印鑑登録証明書とあわせて提出します。 不適
銀行印 銀行口座を開設する際に金融機関に届け出る印です。 金銭の出納や手形・小切手の発行など金融機関に関する重要な書類に使われます。 不適
角印 会社の名前が入った印。頻繁に使用されるため、ゴム印やインキ浸透印を用いる場合もあります。 会社の書類として発行されたものと認める意味で使われます。認め印としての役割があります。

注意!

丸印・銀行印は重要な申請や契約の場合に使われるので、印章の摩耗防止のためにも、請求書に押印するのは避けるようにしましょう。

引用元:「大塚商会」 https://mypage.otsuka-shokai.co.jp/contents/business-oyakudachi/expert-keiri-kyuyo/2017/201705.html

 

実印 印鑑登録を必要とし、所有者本人の証明として扱われる物。法的効力を持ち、社会・法律上、とても重要な印鑑とされ、主に契約事などに使われることが多い。
銀行印 金融関係に登録する印鑑で、定期預金などのの出し入れに使用されることが多い金融機関登録の為の印鑑。 安全性のため、実印や認印とは区別して使われる。
認印 家庭や職場で最も多く使用される印鑑で、主に郵便物の受け取りなどのサイン的な役割で使われる印鑑。 日常生活で何気に使うことが多いが、思わぬところで法律的効果を伴うこともある。

引用元:「実印.Net」 https://xn--wlr53q.net/difference.html

印影画像データだけの電子印鑑であれば、会社の角印や個人の認印として使用することになります。

セキュリティの整った電子印鑑であれば、実印の代わりに電子書類に使われることもありますよね。

ただし、電子印鑑は安全性の点で実際の印鑑には劣るため、信頼度は低いです。

特に印影画像データだけのものは、いつ、誰が捺印したのかが確実には証明されません。その点を十分理解して利用する必要がありますね!

詳しいことは、以下のような弁護士による説明をご参考にしてくださいね。

https://lmedia.jp/2015/03/17/62577/

https://it-bengosi.com/blog/legaltec/

 

電子印鑑とは?作り方や使いかたまとめ
電子印鑑について作り方や使い方をおさらい!

今回はまだまだ謎の多い「電子印鑑」についてまとめてみました!実際は簡単で便利なものですね!ポイントとしては、

・電子印鑑は主に電子文書上に認印として使用できます。
・印影画像データは無料のソフトやサービスを利用して簡単に作れます。
・重要な文書、特にビジネス用には「パソコン決裁Cloud」(Syachihata Cloud)がおすすめです。(今年6月末までは無料で利用可能!)
・電子印鑑の法的効力は実際の印鑑と同様に考えてよいですが、信頼性には欠けます。
・省資源、作業効率化の点で今後も電子印鑑は普及が予想されます。

電子印鑑を作るのは意外に簡単だということが分かりました。

これからも在宅ワークが進み、電子印鑑の必要性が注目されると思います。安全性の問題を十分に理解して、上手に活用できるといいですね!

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